Töövõime juhtimine hõlmab töö, töökeskkonna, töötingimuste kohandamist selliselt, et töötaja saaks võimalikult hästi oma tööd teha ja ei kahjustaks seejuures oma tervist.

Organisatsioonis tavaliselt rakendatavaid protsesse uues töötaja sisseelamiseks, puudumiste jälgimiseks ja töösoorituse jälgimiseks tuleks rakendada ühtselt sõltumata töövõime vähenemisest kõikidele töötajatele. Neid protsesse saab muuhulgas kasutada ka kohanduste vajaduse monitoorimiseks.

Uuele töötajale saab anda võimaluse kohandust taodelda anda konfidentsiaalsust lubava küsimustikuga, mis täidetakse töösuhte alguses. Samuti saab uue töötaja sisseelamise tutvustuse käigus tutvustada ka võimalust kohandusi taodelda juhul, kui selleks töötajal peaks vajadus olema.

Tööajast kinni pidamise jälgimisega võib selguda, et inimese hiljaks jäämine on seotud tervisest tulenevate piirangutega ja selle tuvastamisel võib ilmneda kohanduse vajadus.

Sagedased töölt puudumised viitavad võimaliku püsivama töövõime vähenemise tekkele. Puudumiste juhtimine analoogselt tööajast kinnipidamise jälgimisega võib anda infot vajalikest kohandustest töökohal. Aegsasti rakendatud kohandused tööl võivad vähendada tekkiva tervisekahju ulatust ja lühendada töölt eemaloleku aega.  On leitud, et töötajaga puudumise ajal kontakti hoidmine temaga lühendab haiguse tõttu töölt eemal viibimise aega. Seetõttu soovitatakse hoida töötajaga ühendust, leppida kokku, millal ja kuidas temaga haiguse jätkudes uuesti ühendust võetakse ning millal võimalikke kohandusi tööle naasmiseks kavandatakse.​

Paljud terviseprobleemid ei pruugi piirata töötamist. Näiteks kui inimene töötab arvutiga, siis jalatrauma tõttu ei pea ta ilmtingimata töölt kõrvale jääma. Lisaks võib varakult tööle naasmine töövõimet kiiremini parandada (näiteks aidata jalatraumast taastuda). Muuhulgas on see hea inimese vaimsele tervisele, kuna töölt eemalolek võib põhjustada näiteks depressiooni. Töökatkestuste juhtimiseks saab tööandja koos töötajaga läbi arutada ja kokku leppida sammud, millega tööandja toetab töötaja tööle jäämist või tööle naasmist. Selleks on oluline töötaja ja tööandja koostöö – tööandja saab oma töötajaid julgustada olema avatud ja rääkima oma töötamist takistavatest probleemidest. See annab tööandale võimaluse töötajat toetada ja luua kindlustunde, et tööandja hoolib oma personalist. Lahenduste leidmiseks võib kaasata ka teisi spetsialiste, näiteks füsioterapeudi, töökeskkonnaspetsialisti või –voliniku, töötajate usaldusisiku.

Praktiline näide:
Kontoritööd tegeva töötajaga juhtub töövälisel ajal õnnetus, mille tõttu tema liikumisvõime on saanud tugevasti kahjustada. Ta läheb haiguslehele nii, et tööandjale oma tervislikust seisundist täpsemalt ei räägi ega ütle ka, kui kaua ta umbes töölt eemal on. Tööandja jaoks on tegemist töötajaga, keda ei ole võimalik asendada.

• Ürita töötajaga kontakti saada. Seda võib teha otsene juht, aga juhul, kui suhted otsese juhiga on keerulised, siis näiteks personalijuht, töötaja esindaja töökohal (töötaja usaldusisik või ametiühingu esindaja, töökeskkonnaspetsialist või töökeskkonnavolinik) või töötaja lähedane kolleeg.
• Uuri töötaja vigastuse laadi, kas see segab tööl käimist või töö tegemist. Juhul kui tegu on vigastusega, mis takistab füüsiliselt tööle kohale tulemist, võiks kaaluda, kas on võimalik töö korraldada nii, et võimaldada töötajal kodus tööd teha. Kui töötaja saab füüsiliselt töökohale kohale tulla, võib jällegi vastavalt vigastusele kaaluda, kas on võimalik ajutiselt pakkuda näiteks osalise koormusega tööd, muuta või kohandada töötaja tööülesandeid vastavalt sellele, mida tema vigastus lubab teha. Kui töötaja peab vigastuse tõttu võtma siiski haiguslehe, siis uurida, kaua töökatkestus kestab ning üheskoos arutada, millal töötaja tööle naaseb ning milliste tööülesannetega ta alguses tegeleda saab ehk koostage töövõime juhtimise plaan.
• Planeeri ja valmista ette personal lähtudes sellest, et kõikidega võib elus juhtuda õnnetusi, mis võib nad teatud perioodiks töölt eemal hoida. Rõhuta kõigile töötajatele, et tööandja on valmis ja saab olukorras leida parima lahenduse siis, kui töötaja suhtleb tööandjaga ja teeb tööandjaga koostööd lahenduse leidmiseks. Mõtle läbi, et kõikidel töötajatel (eelkõige võtmepositsioonidel) oleksid vajadusel asendajad.
• Loo organisatsioonikultuur, mis toetab ja julgustab töötajat oma võimalikust töökatkestusest avatult rääkima (ehk kuidas töötaja vigastus/haigus mõjutab töötaja töövõimet ning mis on töökatkestuse eeldatav pikkus). Selgita töötajatele, et oled huvitatud koos nendega leidma võimalusi, kuidas töötaja saaks võimalikult kiiresti tööle naasta ilma oma töövõimet edasi kahjustamata.

Töövõime juhtimise oluline osa võib olla töötaja tervise parandamine läbi tööalase rehabilitatsiooni töökohal. Inimeste tegevuspiiranguid võib vähendada tegevusteraapia või tööfüsioteraapia, mis aitab lihas-luukonna taastumist, liikumist ja seeläbi töövõimet. Samuti kognitiiv-käitumuslik teraapia võib aidata inimesel toime tulla psühholoogiliste probleemidega, mis puudega inimesel võivad olla uude töökeskkonda sattumisel aga ka juba töötavatel inimestel, kellel on tekkinud psühhosotsiaalne terviseprobleem. Teraapia aitab inimestel teadvustada oma mõtlemist, suhtumist, uskumusi ja harjutatakse mõtteviisi ja tunnetuse muutumist selliselt, et see aitab töötada. Kognitiiv- käitumuslik teraapia on oluline tugi ka erinevate psühhosotsiaalsete terviseprobleemide ja vaimse puude korral. Tööalast rehabilitatsiooni töökohal toetab ka Eesti töötukassa, pakkudes tööd otsivale või töötavale inimesele tööalase rehabilitatsiooni teenust. Kui tööandja loob toetava keskkonna, saab töötaja ennast ise aidata.

Töövõimejuhtimine on tihedalt seotud töötervishoiu ja tööohutuse juhtimisega. Töötervishoiu ja tööohutuse eesmärgiks on varakult märgata töökeskkonna ja töötingimustega seotud tegureid, mis võib kahjustada töötaja tervist (vaata lähemat). Ohutegurid töökeskkonnas – Tööelu.ee) Vähenenud töövõimega inimesed võivad olla tundlikumad ohuteguritele (nt on piiratud aeg, mil saavad olla sundasendis (töötada istudes või püsti; töö intensiivsus tekitab vajadus rohkemate puhkepauside järele jne). Seepärast peaks töökeskkonna spetsialist ja töökeskkonnavolinik pöörama erilist tähelepanu sellele, et töökeskkond oleks tervist hoidev. Enamgi veel – kõigil töötajatel, sealhulgas töötervishoiu ja tööohutusega tegelevatel töötajatel on oluline roll töövõimekao muutumise ja vähenemise varasel märkamisel. Tööandja, kelle töötajad on töövõime juhtimisest teadlikud, võimaldavad tööandjal varakult sekkuda töövõimekao tekkimisel ja ennetada suuremaid võimalikke probleeme, sealhulgas töökatkestusesi.

Töötaja tootlikkuse jälgimine aitab tuvastada hälbimisi tavapärasest tootlikkusest ning samuti viidata võima­likule kohanduste vajadusele. Praktikas peaks võimalike hälvete tuvastamisel töötajaga vestlema, et selgi­tada välja võimalikud põhjused ning tervisest tulenevate piirangute olemasolul rakendada kohan­du­sed. Vähenenud töövõimega inimeste puhul oleks vale kaastundest või muul taolisel põhjusel jätta neile tagasiside andmata. Sellisel juhul ei tekigi neil võimalust enda käitumist korrigeerida ning täisväärtusliku töötajana panustada. Vähenenud töövõime korral võib osutuda keerukaks eristada, milline osa tootlikkuse puudujäägist tuleneb tervise piirangutest ja milline osa mitte. Nt võib intellektipuudega inimesel töö võtta kauem aega, mis on puudest tulenev piirang. Kui aga intellektipuudega inimene magab hommikuti sisse, siis see ei tulene puudest (samas mingitel asjaoludel võib ka tuleneda). Juhtudel, kui ei ole lihtne eristada puudest ja muust käitumisest tulenevat soorituse erinevust, on abiks puudespetsiifikaga kursis oleva professionaali konsultatsioon (nt töötukassast).

Töövõime juhtimise aluseks on suhtlemine. Tööandja saab suurendada kõigi töötajate teadlikkust töövõimest ja seeläbi vähendada eelarvamusi ja luua toetava töökeskkonna. Tööandja saab julgustada töötajad töövõime languse korral sellest rääkima, olles ise avatud ja lahendusele orienteeritud suhtumise ja suhtlemisega. Kaasates teisi spetsialiste ja esindajaid on võimalik luua suhtlus tööandja ja töötaja vahel, milles leitakse kõige tõhusam viis töövõime juhtimiseks.

Kui tippjuhtkond, kaastöötajad,  laiemalt organisatsioonikultuur ei toeta erineval viisil töötamist ja kohandusi töökohal, ei saa kohandusi vajav inimene organisatsioonis töötada. Toetust on vaja kõigilt osapooltelt:

• Tippjuhtkond
• Vahetud juhid
• Kaastöötajad
• Kliendid

Organisatsioonikultuuri muutmine ei ole lihtne ülesanne, mistõttu pole ka lihtsaid lahendusi vähenenud töövõimega inimeste töötamist soosiva keskkonna loomiseks organisatsioonis. Vajalik on muuta organisatsiooni väärtusi, milleks saab kehtestada erinevaid poliitikaid, viia läbi arutelusid ja seminare, teha koolitusi ning teavitada erinevaid osapooli (värbajad, kaastöötajad, juhtkond, vähenenud töövõimega inimesed). Hea on, kui organisatsioonis on kehtestatud kõikidele teada olevad selged värbamise ja kohanduste tegemise poliitikad, mis sätestavad vähenenud töövõime ja puudega inimeste võimalused.

‘

Praktiline näide:
Töövõime languse märkamine ja adresseerimine

Teie asutuses töötab raamatupidaja, kes peab aegajalt ka teistele töötajatele ja klientidele helistama ja infot küsima või üle täpsustama. Samuti oodatakse temalt, et ta peab kinni kindlatest tähtaegadest, on korrektne, märkab detaile ning on kiire taibu ja reageerimisega. Teieni on jõudnud kuuldused teistelt töötajatelt, et lihtsad tööülesanded võtavad raamatupidajal palju rohkem aega kui tavapäraselt ja et ta pole jõudnud oma asjadega tähtajaks valmis, et töötaja on hakanud kolleegi tavapärase arupärimise peale nutma ning väldib helistamist.

• Ürita delikaatselt välja selgitada, kas töötajal on mõni töö või eraeluga seotud probleem ning kas on võimalik teda aidata. Selleks räägi nii töötaja enda kui ka tema lähemate kolleegide ja/või otsese ülemusega.
• Võimalik, et töötaja ise ei tunnista või ei märka oma teistsugust käitumist. Sellisel juhul võib pakkuda töötajale paari vaba päeva ning pärast seda uuesti tekkinud olukorrast ja võimalikest lahendustest rääkida.
• Oluline on tekitada töötajaga usalduslik suhe ja olla sõbralik, mõistev ja avatud ning väljendada siiralt oma muret tema heaolu pärast.
• Leia üheskoos töötaja ja tema otsese ülemusega sobivad lahendused (sh kas on vaja töökatkestust, tööülesannete ümberjagamist jms).

Praktiline näide:
Toetava organisatsioonikultuuri kujundamine

Olete koos asutuse juh(tide)iga) jõudnud seisukohale, et teil on vaja uusi töötajaid ning kaalute ka vähenenud töövõimega inimese palkamist. Teil on sobiv vähenenud töövõimega kandidaat, kellel on ka vastav haridus, kuid kes töövõimekao tõttu soovib töötada paindlikuma ja lühema graafikuga. Lisaks selgub, et otsesel juhil ja kaastöötajatel on eelarvamused vähenenud töövõimega inimese suhtes (nt et käitub klientidega veidralt, ebaviisakalt või ülbelt).

• Enne töövõimekaoga inimese palkamist on oluline eelnev kommunikatsioon asutuse otsusest palgata töövõimekaoga inimesi ülejäänud personalile. See annab kolleegidele aega mõttega harjuda ning võimalikke hirme adresseerida.
• Vähendamaks kaastöötajate hirme ja eelarvamusi, kaasa meeskond töökorralduse planeerimisse juba enne töötaja palkamist, nii saab tiim üheskoos paika panna, mis ülesandeid uus töötaja võiks ja peaks täitma ning mille osas on võimalik tööülesandeid ümber organiseerida.
• Kasuta kogemusnõustaja abi, et vähendada ja kummutada personali võimalikke eelarvamusi. Võta näiteks ühendust Eesti Puuetega Inimeste Kojaga, kes valmis jagama teavet erinevate puuete kohta, samuti pakub Töötukassa tööandjatele nõustamisteenust.
• Selgita töötajatele, et töövõimekaoga töötajale erinevate töötingimuste võimaldamine ei ole nende privilegeeritud kohtlemine vaid võrdsete võimaluste loomine, et töövõimekaoga inimene saaks oma oskusi-teadmisi-võimeid maksimaalselt rakendada.