Kuidas luua ja kasutada AI assistenti personalitöös?
Keiu Kaitsa, AI koolitaja ja projektijuht, Empler
Kui mõtled oma tööpäevadele. Tead küll seda jada: koosolekud, töökuulutused, raportid, töötajate küsimused, koolitusgraafikud. Nüüd tee korra paus ja mõtle, kui palju neist kordub nädalast nädalasse? Kui vastus on “üsna palju”, on aeg kohtuda oma uue tehisarust kolleegiga, AI assistendiga.
Personalitöötajad saavad oma tööd märgatavalt mõnusamaks muuta, luues kohandatud AI assistente. Olgu need siis OpenAI Custom GPT-d, Google Gemini Gem-id või Microsofti AI agendid. Koolitusmaastikul ülevaadet omades võin öelda, et suur hulk Eesti töötajatest kasutab juba tehisintellekti oma tööülesannetes, ent HR-valdkonnas jääb kasutus veel tagasihoidlikuks. Mitte huvi puudumise tõttu, vaid pigem väikese segaduse tõttu: kust alustada, milliseid tööriistu kasutada ja kuidas seda teha eetiliselt, targalt ning mõistlikult.
Miks personalitöötaja vajab oma AI assistenti?
Personalitöö on paradoksaalne: see on korraga inimkeskne ja paberimajandusest tulvil. Me juhime tundeid, kultuuri ja väärtusi, ent sageli kulub pool ajast dokumentidele, analüüsidele ja aruannetele. See on nüüd küll koht, kus tehisintellekt uueks abistavaks kolleegiks “palgata”.
Paljud personalitöötajad ütlevad mulle:
- “AI areneb liiga kiiresti, ma ei jõua sammu pidada.”
- “Mul pole aega kõiki uusi tööriistu testida.”
- “Paljud lahendused on pealiskaudsed või turunduslikud.”
- “Ja mis kõige olulisem. Kas need on eetilised või turvalised?”
Tegelikult ei pea alustuseks midagi keerulist ostma ega ehitama. Paljud nn karbitoodete rakendused, üldlevinud vestlusrobotite näol võimaldavad juba täna luua oma isikliku AI abilise.
Mis on AI assistendis enamat kui vestlusrobotis?
Kui tavaline vestlusrobot alustab iga kord sisuliselt teema lahendamisel nullist, siis AI assistent on töövahend, mis suudab säilitada konteksti. Sa saad talle määrata konkreetsed juhised, laadida üles dokumendid (näiteks töökorralduse reeglid või koolitusmaterjalid) ning juhendada, millises stiilis ta vastab. See tähendab, et ta ei paku enam juhuslikke vastuseid, vaid töötab järjekindlalt sinu seatud raamides. Korduvate ülesannete puhul kiiresti ja täpselt.
Selle tulemusel:
- ta säilitab konteksti sinu ettevõtte tööpõhimõtetest,
- kasutab üleslaaditud dokumente (nt tööseadus, poliitikad, juhendid),
- järgib brändi või isklikku tonaalsust ja väärtusi.
Kui märkad, et kordad vestlusaknas juba mitmendat korda üht ja sama prompti, on see märk, et oleks aeg luua assistent. See on just see hetk, mis suunab sind töölõigu või -voo väikestviisi automatiseerimise suunas.
Kus ja kuidas personalitöö AI assistente kõige rohkem vajab?
Viimase aasta jooksul olen koolitanud sadu personalitöötajaid ning loonud kümneid AI assistente HR-töö vajadustest lähtudes. Mõnikord on vajaduseks värbamise kiirendamine, rahulolu-uuringute kokkuvõtted või sisekommunikatsiooni tekstide loomine. Ja üks järeldus kordub alati: personalitöö vajab vähem käsitööd ja rohkem mõtestatud automatiseerimist. Panin siia mõned kohad kirja, kus assistenti HR-valdkonnas rakendada.
- Värbamine ja talendijuhtimine.
AI suudab läbi vaadata CV-sid ja võrrelda neid ametikirjeldusega, aidates sul kiirelt näha, kes vastab nõuetele. Samuti koostab ta töökuulutuse mustandi, mis hoiab alles sinu ettevõtte stiili ja väärtused. Kui vajad intervjuuküsimusi, mis lähtuvad konkreetse rolli eripärast, aitab assistent need hetkega kokku panna. - Töötajate kaasamine ja kommunikatsioon.
AI assistent aitab analüüsida rahulolu-uuringute tulemusi ja tuvastada trende. Olen ehitanud nii numbriliste kui ka sõnaliste vastuste analüüsija. Viimasest on eriti palju kasu olnud. Näiteks võib assistendi panna ka koostama siseveebi tekste, teavitusi või juhendeid ühtses stiilis, et info jõuaks inimesteni selgelt ja kiiresti. Sise- ja väliskommunikatsiooniks on ta hea strateeg ja kaasategutseja. Saad ehitada ka endale assistendi, kes teeb kogu aeg sarnase väljundiga pilte või aitab transkriptsioonist koostada koosolekute protokolle. - Õppimine ja areng.
Koolitusmaterjalide loomine ja õpiradade kavandamine võtab tavaliselt palju aega. AI saab siinkohal aidata luua koolituste struktuure, alusraamistikke, koostada testküsimusi, jutupunkte, slaidikavasid ja lõpuks teha osalejate sisenditest kokkuvõtteid. Ta võib hallata ka teadmusbaasi, kust töötajad saavad kiireid vastuseid korduvatele küsimustele. - Personalipoliitikad.
AI assistent aitab vastata korduvatele küsimustele, toetudes tööseadustele ja sinu ettevõtte poliitikatele, mis on taustana talle antud. Ta loob mustandeid uutest reeglitest või protseduuridest ja aitab koostada kokkuvõtteid riskidest, mis võivad vajada juhtkonna tähelepanu.
Niisiis, sellised need mõned AI abilised on, keda saab endale tööriistakasti ehitada. Tegelikult on võimaluste nimekiri peaaegu lõputu. Piirangud tekivad pigem tehnilistest detailidest või meie enda oskusest näha töövoogu nii, et masinale oleks võimalik see selgelt juhendada. Kui me mõistame, mida oma töös standardiseerida annab, muutub AI mitte targaks abivahendiks.
Kuidas siis luua oma AI assistent?
- Määra eesmärk.
Mis ülesannet peaks assistent lahendama? Värbamine, koolitused, uuringud?
Kas see on mõeldud ainult sulle või kogu meeskonnale? Kui kaua see aega võtab? Kas oskad ise etapid lahti kirjeldada ning mõistad, kuidas AI abiline töötab, et seda delegeerida? - Seadista juhised.
Kirjelda, kuidas AI assistent peaks käituma ja vastama. Lisa näited, keel, toon ja piirangud.
Mõtle: “Kui see oleks inimene, kuidas ta suhtleks, millised oleksid järgmised sammud jne?” - Laadi üles vajalikud failid.
Töötajate käsiraamatud, poliitikad, koolitusplaanid. Kõik, mis annab konteksti ja ei ole seotud isikuandmete või ärisaladustega. Avaliku sektori puhul ka AK märkega. - Testi ja lihvi.
Proovi, kas toimib. Kui ei, siis mine tahatuppa tagasi ja korrigeeri oma instruktsioone.
Lase kolleegidel proovida ja lihvi taas juhiseid..
AI areneb nagu inimene. Ehk siis ikka läbi proovimise ja kogemuste.
Mida kindlasti silmas pidada
- Andmekaitse. Ära jaga tundlikke isikuandmeid.
- Läbipaistvus. Ütle ausalt, kui kasutad AI-d töötajatega seotud protsessides.
- Inimlik kontroll. AI aitab, aga otsuseid langetame ikkagi meie.
- Eetika. Kontrolli, et assistent ei kalduks kuidagi diskrimineerivatesse mustritesse.
Kui tahad õppida ja käed soojaks teha, tule PARE koolitusele
Sa ei pea kõike kohe automatiseerima. Alusta väikese, konkreetse ülesandega. Ja kui vajad tuge, siis 3.detsembril toimub kontaktkoolitus “AI personalitöös: promptimisest AI assistendi loomiseni!”. Õpime seal, kuidas AI tegelikult töötab, kuidas küsida temalt täpsemaid ja sisukamaid vastuseid ning kuidas luua oma esimene personalitööks mõeldud AI-assistent. Koolitus annab osalejale selguse, oskused ja kindlustunde, et rakendada tehisintellekti targalt ja vastutustundlikult igapäevases HR-töös. Ja lisaks õppimisele on meil alati tore seltskond kokku tulnud, et kogemusi vahetada 🙂
Keiu Kaitsa, AI koolitaja ja projektijuht
