Midagi on toimumas – kuidas tunda ära lähenevat muutust?

Britta Burket, Coach and Site & HR manager, Azolver Eesti OÜ

 

Rahvusvaheline juhtimiskonsultatsioonifirma Spencer Stuart toob oma 2024. aasta Euroopa CEO-de vahetumise uuringus välja, et igal aastal vahetub ligi 12% ettevõtete juhtidest. Seega statistiliselt puutub personalijuht üks või enam korda karjääri jooksul kokku olukorraga, kus tuleb juhi vahetust juhtida.

Neid märke, et juht hakkab vahetuma, võib ära tunda lausejuppidest mõne vestluse käigus või isegi mõne tuttava tuttava kaudu. Avalikus sektoris on sellised üleminekud enamasti ette teada ametiaja lõppemise perioodi saabudes. Erasektoris aga juhtub see tihti ootamatult ja üllatusena.

Organisatsioonis paistab juht justkui kohal olema, kuid samal ajal eemaldub. Panustab, survestab ja osaleb vähem, sest kandideerib mujale või on kaotanud fookuse, teades oma saatust. Meeskond ja tähelepanelikumad kolleegid tajuvad muutust, kuid ametlikku infot veel pole. See on aeg, kus tekivad spekulatsioonid, kuulujutud ja ebakindlus, mis on vaimselt koormav periood ärevusfooni tõttu.

See on keeruline aeg ka personalijuhile, kes vahel peab lausa 4–6 kuud suurt saladust kandma. Kuid sama raskus on ka lahkuval juhil, sest pole mõtet enam uusi projekte alustada, aga samal ajal tuleb inimeste ja tulemuste eest vastutada. See on periood, kus tuleb hoida usaldust ja väärikust kõigi osapoolte suhtes.

 

Ta tõesti lähebki – tundliku info edastamine

Kui otsus lõpuks tehtud ja juhi lahkumine kindel, algab üks emotsionaalsemaid etappe. Kellele, millal ja kuidas rääkida nii, et kuulujutud ei paisuks, paanikat ära hoida ning vältida emotsioonidest tingitud lahkumisavaldusi?

Kõigepealt on hea teavitada võtmeisikuid ja anda neile aega uudist seedida ning küsimusi küsida. Seejärel mõelda läbi sõnumi sisu ja viis kogu organisatsiooni teavitamiseks. Oluline on, et sõnum oleks läbimõeldud, inimlik ja üheselt mõistetav. Šokihetkel ei pruugi inimene järgnevat sõnumit kuulda, seega tasub info saata töötajatele ka kirjalikult.

Selles kommunikatsioonis on personalijuhil võtmeroll, sest ta pole pelgalt info vahendaja, vaid protsessi disainer. Ta aitab juhatusel kavandada sõnumit, ajastust ja üldist tooni. Sageli on personalijuht ka suhete kujundaja rollis, kus hoiab neutraalset joont, vahendades ja lahendades inimeste vahel esile kerkinud reetmise ning pettumuse tundeid.

Tähelepanu tuleb pöörata ka lepingulistele kohustustele, mis on lahkuva juhiga kokku lepitud. Valulisemad teemad võivad olla boonused, preemiad ja muud hüved, mille õiguspärasus tavaolukorras kahtluse alla ei seata, kuid nüüd võivad tekitada küsimusi. Siin selgubki, kuidas organisatsioon tegelikult väärtustab oma inimesi.

Juhi lahkumisest teavitamine on hetk, mil organisatsioon näitab, kui palju ta tegelikult oma inimesi väärtustab.

 

Läinud ta ongi – uus algus vajab teadlikku lõpetamist

Teades, et senist juhti peatselt enam organisatsioonis ei ole, tekib uus küsimus: kuidas leida uus juht? Suurepärane, kui leidub järelkasvu ettevõtte sees ning selle nimel on juba varem samme astutud. Euroopas on üldiselt kasvav trend määrata uueks tippjuhiks keegi ettevõtte seest ja seda lausa 59% juhtudest vastavalt Spencer Stuarti uuringule.

Siiski tuleb vahel – kas juurdekasvu puudumise või muu strateegilise otsuse tõttu – hakata juhti väljast otsima. Siin on vaja juhatusel mõelda, kas ja kui palju personalijuhti ning tema kogemusi on mõistlik kaasata. Arvamus võib olla, et endale otsest juhti ei peaks saama valida. Kuid kas personalijuhi täielik väljalülitamine on ka õige lahendus? Kindlasti võib kaaluda vähemalt mõningast nõustamist, et saada paremat ülevaadet organisatsiooni hetkeolukorrast.

Kui vana juht on lahkunud ja uus veel pole saabunud, saabub n vaakumiperiood ehk hall tsoon. Otsuseid ei taheta teha või pole mõtet teha. Tekib küsimus: kes vastutab? See on ka hea proovikivi, kas ettevõte suudab toimida õlitatult ilma juhita või on kõik otsused tehtud tipus.

Lisaks võib selguda, et lahkuv juht on teinud kokkuleppeid, millest teised ei tea. Lubanud ametikõrgendusi, boonuseid või palgatõusu, mis vahel osutuvad ka töötajate soovunelmateks. Segaduse vältimiseks tasub paluda lahkuval juhil antud lubadused ja kokkulepped kirja panna. See väike tegu säästab hiljem palju peavalu.

 

Uus juht, uus tasakaal – kuidas taastada töörahu

Iga uus juht toob kaasa uue energia ja uued ootused. Need omakorda tõstavad esile inimeste kahtlused, hirmud ja seni varjatud pinged. Isegi kui juht on tulnud organisatsiooni seest, tuleb arvestada kohanemisperioodiga. Kuigi ettevõte ei ole uus, on seda ülesanded, raporteerimisliin, inimesed, kellega otseselt koostööd tehakse.

Sisese juhi edutamine võib tunduda lihtsam, kuid sellegipoolest on õhus küsimus, kas ta sobib uude rolli. Samas on muutuste tuuled kindlad tulema, kasvõi tööstiili poolest, kui mitte suurte organisatsiooniliste muutuste näol.

Esimestel kuudel on oluline anda aega kohanemiseks ja teadlikult stabiliseerida olukorda. Kolm võtmesõna kommunikatsioon, kaasatus ja koostöö aitavad sättida suunda ja strateegiat.

Siin on mõned soovitused selle etapi läbimiseks.

• Loo uuele juhile struktureeritud sisseelamisprogramm – võimalusel paku mentorluse või coaching’u tuge. Tutvusta võtmeisikuid ja kultuuri, mitte ainult protsesse.
• Veendu, et sõnumid jõuavad kohale – kõik saavad ühtemoodi aru, mitte nii, et igaüks tõlgendab ise.
• Lepi uue juhiga kokku regulaarsetes check-in’ides – arutage nii töö kui inimestega seotud teemasid.
• Loo ühiselt uus strateegia või visioon – anna meeskonnale tunne, et nad on osa millestki uuest, mitte lihtsalt vana jätkamisest.
• Anna aega – ära oota koheseid tulemusi. Muutus vajab settimisaega.

Töörahu ei teki vaikimisest, vaid ausatest vestlustest.

 

Kes hoiab personalijuhti?

Juhi vahetus on emotsionaalselt kurnav protsess. Personalijuht kannab sageli nii juhi, meeskonna kui juhatuse ootusi, olles samal ajal ka ise inimene nende muutuste keerises. Ilmselge on, et personalijuht vajab ka ise tuge, aega kohanemiseks ja ruumi oma tunnetega.

Raskus tekib seal, kus kõiki tuleb toetada ja ootused on kõrged, kuid endal pole kohta, kus ennast laadida. Tore, kui on mõni kolleeg või sõber, kellega kokku saades saab end tühjaks rääkida. Samas võib ka ise otsida tuge professionaalselt coach’ilt või mentorilt. Samuti aitab nali ja naer vähendada pingeid tõsiste teemade juures.

PARE klubid ja üritused koondavad sama valdkonna inimesi ning see on koht, kus saab mõtteid vahetada ning uusi ideid ammutada. See artikkel sündiski PARE klubisündmuse arutelu raames, kus erinevate ettevõtete personalijuhid jagasid oma kogemusi ja mõtteid.

Pea meeles: kui juhil on toeks personalijuht, siis personalijuhil on alati toeks PARE kogukond!

 

Lõpetuseks: juhi vahetuseks saab valmistuda

Juhi vahetus ei pea olema kriis. Kui protsessi juhitakse teadlikult ja inimlikult, võib see muutuda organisatsiooni küpsuse ja professionaalsuse proovikiviks.

„Ideaalis võiks organisatsioon olla nagu sümfooniaorkester, kes kõlab veatult kokku ka peale dirigendi vahetust.” – Kristiina Palm

Kõige olulisem on hoida usalduslikke suhteid inimeste vahel ja anda edasi ühtset sõnumit meeskondade sees ja vahel. Kui organisatsioon oskab juhtide vahetust teha väärikalt ja läbipaistvalt, on see märk küpsest juhtimiskultuurist.