Usalduse ja seotuse tunde hoidmine meeskonnas

Parekad kutsusid kohvihommikule psühholoogi, juhtide ja meeskondade coachi Viktoria Saati, kes rääkis usalduse ja seotuse tunde hoidmisest meeskonnas arvestades covid-19 tõttu seatud tingimusi, kus me pole enam tavapäraselt koos kontorites.

Enne COVID-19 pandeemiat kasutas kodukontoris töötamise võimalust umbes 20% töötajatest. Pandeemia ajal see arv kasvas kuni 70%-ni. Väga tõenäoline, et ka peale pandeemia lõppu jätab arvestatav osa töötajatest ja meeskondadest endale kaugtöö võimaluse, kuna oleme avastanud, et vaatamata puudustele on sellel ka olulised eelised. Uus reaalsus nõuab aga uut lähenemist koostöö hõlbustamiseks  ning inimeste juhtimiseks.

Usaldus ei ole eeltingimus, see on tulemus

Meeskonna vaimse tervise näitaja on usalduse tase. Hea meeskonna vaimse tervise ehk usalduse tunnused on:

  • toimiv koostöö
  • kaasatuse tunne
  • kuuluvustunne
  • riskide võtmise julgus
  • innovatsioon

Usaldus on seotud kindlustundega – ma tean, kuidas ma ise erinevates olukordades käitun ning mida teistelt oodata – nii inimese kui ka spetsialisti/kolleegina. Usaldus areneb ajaga ja kogemusega – kuidas minuga käitutakse kui ma ei nõustu, kui ma ei tea, eksin? Kas on turvaline jagada midagi isiklikku, näidata oma haavatavust?

Iga uus olukord – olgu see uue töötaja tulek meeskonda või töötingimuste muutmine viib meid olukorda, kus me peame uuesti avastama iseennast ning inimesi meie ümber. Me õpime üksteist tundma uutes tingimustes.

Psühhooloogilisele turvatundele avaldavad mõju viis sotsiaalse kogemuse komponenti, mida aju käsitleb kasu või ohuna. Kaugtöö puhul autonoomia ning seotus kerkivad eriti esile. Kuidas olla iseseisev ja ka seotud samal ajal? Kuidas juhina toetada mõlemaid?

Ühe meeskonna näide

Hiljuti alustasin ühe meeskonnaga coachingu protsessi. Meeskonnas on 9 inimest, kes on üsna erinevad oma vanuse, kogemuse, sotsiaalse staatuse ning isiksuse omaduste poolest. Teisel kohtumisel kerkis esile kaugtöö/kodukontori teema.

Panime kõigepealt kirja, mis kaugtöö puhul toimib hästi, mida võiks jätkata:

  • kulude kokkuhoid (aeg, keskkond, raha)
  • paindlikkus – oleme täiskasvanud ja saame ise vastutada – autonoomia
  • ajakasutus on efektiivsem ja produktiivsem
  • keskendumine mõnikord parem
  • Covidi ajal on ohutum
  • vähem aega ühistranspordis
  • vaba aeg/pausi sisestamine tuleimuslikum (kodus toimetada, puhata)
  • lisa vaba- ja uneaeg
  • toitumine parem – teen kodus ise
  • pere- ja tööelu ühendamine

Seejärel panime kirja millised on kaugtöö/kodukontori väljakutsed:

  • keskendumine on raskem kodus, distsipliini hoida raskem
  • ületöötamise oht, töölt kodule ümberlülitame on raskem
  • väheneb füüsiline aktiivsus
  • perega suhtlemine segab tööd
  • füüsilised töötingimused/töövahendid/tehniline lahendus halvem
  • isiklik/füüsiline kontakt meeskonnaga puudub
  • meeskonnatunne kaob
  • kommunikatsiooni raskused mõnikord
  • raskem kiiresti kätte kolleegi saada – ei saa minna otse küsima
  • raskem kiiresti infot saada/jagada
  • välkkoosolek/koridori koosolek puudub

Osa nendest väljakutsetest räägib enesejuhtimise raskustest ja osa seotusest – meeskonna tundest ning kommunikatsioonist.

Järgmise sammuna pakkus meeskond lahendusi – kuidas tugevdada seotuse tunnet ning parandada kommunikatsiooni:

  • rohkem aega niisama suhtlemiseks
  • jagada midagi enda kohta, mis ei ole seotud tööga
  • töövälised üritused
  • hea oleks teada, kes, millega parajasti tegeleb – mis projektid on käsil
  • leppida kokku, kuidas me oleme operatiivselt kodukontoris kättesaadavad
  • leppida kokku ajaraamid, millal peame olema kindlasti kättesaadavad ja millal mitte
  • helistada tagasi kohe kui saan, kui mulle on keegi helistanud
  • teha ikkagi kontori päevad ka, kus kõik on füüsiliselt kohal

Vaatasime nimekirja – kõik pakutud lahendused head ja olulised. Siis aga pidime tõdema, et isegi kui vajadused on kõigil sarnased, siis vajaduse tugevus on erinevatel inimestel erinev:

  • ma ei tunne, et mul on praegu mida jagada – mul ei ole midagi nii põnevat käsil hetkel
  • kas ma olen piisavalt huvitav, et endast rääkida?
  • ma ei helista alati tagasi, sest siis teen seda isiklikult telefonilt ning see on kulukas
  • mulle meeldib, et ma ei ole alati kättesaadav – siis saan paremini keskenduda
  • mul ei ole midagi nii kiiret, et pean kohe saama ühendust
  • palun, siin on minu isiklik number – alati võite helistada
  • mulle sobib ka õhtul kl 22.00 vastata
  • mul ei ole üldse neid muresid, sest ma olen kogu aeg füüsiliselt kontoris kohal jne

Vaikimisi mitmekesisus

Kõige suurem väljakutse on erinevuste ja mitmekesisuse juhtimine. Kuidas meeskonnaliikmete ja ka juhina suuta tagada õigust erinevatele vajadustele, mitte kaotades sel juhul meeskonnatunnet? Erinevuste juhtimine ei ole lihtne, sellepärast valime tihti nendest mitte rääkida või maha suruda.

Kui arvestame inimeste erinevustega – anname märku, et hoolime, kaasame ning loome tingimusi töös õnnestumiseks. Kui näitame, et oleme huvitatud inimese vajadustes, suureneb turvatunne ja soov kuuluda, panustada ning teiste jaoks olemas olla on stabiilsem.

Me oleme erinevad. Me erineme üksteisest, aga ka meie ise oleme erinevates olukordades või ajalõikes oma vajadustes mitte püsivad:

  • kaugtöö või mistahes muutus nõuab kohanemist: meil on erinev õppimis- kohanemis- ning enesejuhtimisvõime
  • erinevad era- ja tööelu ühitamise võimalused ja väljakutsed sh ajakasutus
  • erinev kontakti ja juhendamise vajadus, sõltuvalt meie isiksusest ning vanusest.

Ainult olles kontaktis iseenda ning üksteisega saame kindlaks teha, mis on meie vajadused ja leida viise koostoimimiseks.

Prioriteediks on vaimne tervis ehk psühholoogiline turvatunne

Juhina:

  1. Küsi regulaarselt 1:1 vestlustes:
  2. kuidas läheb?
  3. mida vajad?
  4. kuidas ma saan aidata? Kui palju juhendamist vajad? (staatus, seotus)
  5. Leia aega mitteformaalseks suhtluseks, alusta koosolekuid enesetutvustamisega (kui meeskond on suurem, siis jaga inimesed väikestesse gruppidesse) – (seotus)
  6. Märka ja too esile erinevused. Anna ka meeskonnale vastutust – kuidas tuleme toime? (staatus)
  7. Tööta välja kodus töötamise protokoll – millal ja kuidas olla kindlasti kättesaadav – (kindlustunne, autonoomia)
  8. Tee kindlaks, et sinu ootused on selgesti väljendatud ja õigesti mõistetud (kindlustunne)
  9. Sea, hoia ja austa piire – (õiglus)
  10. Jaga regulaarselt infot. Ka informatsiooni puudumine kohta – (kindlustunne)
  11. Lõpeta koosolekuid 100% selgusega järgmis(t)e sammu(de) kohta – (kindlustunne).

 

Kasutatud allikad:

Diamond, J.(2021). Building trust, creating inclusion and fostering collaboration on virtual teams.

PwC. (2021). It’s time to reimagine where and how work will get done. PwC’s US Remote Work Survey.

Rock, D. (2008). Your Brain at Work. Strategies for Overcoming Distraction, Regaining Focus, and Working Smarter All Day Long.

 

Viktoria Saat

Psühholoog, juhtide ja meeskondade coach

www.viktoriasaat.ee