Virtuaalse meeskonnatöö pädevuste raamistik

Detsembrikuu teadusuudis on pühendatud virtuaalse meeskonnatöö pädevustele. Teen kokkuvõtte Virtuaalse meeskonnatöö pädevuste raamistikust VIBES 2021. Tegemist on Erasmus + poolt rahastatud uuringuga VIBES 2021 projekti raames. Tegemist VIBES projekti teise faasi tulemuste kokkuvõttega, mille eesmärgiks oli kaardistada vajalikud pädevused virtuaalsete meeskondade edukaks juhtimiseks ning nendes osalemiseks. Uuringu raport on koostatud Targa Töö Ühingu ning Estonian Business Schooli koostöös. Raporti täisteksti on võimalik lugeda siit.

Uuringu käigus viidi virtuaalsete meeskondade juhtidega seitsmest Euroopa riigist (Eestist, Horvaatiast, Soomest, Itaaliast, Hispaaniast, Saksamaalt ja Šveitsist) läbi 33 intervjuud.

Uuringu käigus püüti leida vastused kahele uurimisküsimusele:

• Millised on peamised virtuaalse meeskonnatööga seotud väljakutsed?
• Millised pädevused aitavad ületada virtuaalsete meeskondadega seotud väljakutseid?

Uuringu tulemusel määratleti viis peamist väljakutset ning nendega seotud pädevused: meeskonnatöö, kommunikatsioon, tehnoloogia, enesejuhtimine ja juhtimine. Edukad virtuaalsed meeskonnad on leidnud tasakaalu iseseisvuse ja meeskonnale orienteerituse vahel.

Virtuaalsete meeskondadena on uuringus käsitletud meeskondi, mis tuginevad informatsiooni ja kommunikatsioonitehnoloogiatele, et täita organisatsiooni ülesandeid.

Uuringu tulemusena kaardistati viis peamist valdkonda, mis esitavad väljakutseid virtuaalsetele meeskondadele. Nendeks olid: enesejuhtimine, meeskonnatöö, juhtimine, tehnoloogia ja suhtlus (vt joonist 1 allpool).

 

Joonis 1. Virtuaalse meeskonna töö oskuste teemat

Juhtimine

Juhtimisega seotud väljakutsed saab uuringutulemuste alusel jagada nelja gruppi:

• Koordineerimine– Igapäevase töö reguleerimine on virtuaalmeeskondades teistega võrreldes keerukam. Väljakutseteks on eesmärkide seadmine, mõõdetavad ülesanded, rollide jagamine ja vastutused ning selle tagamine, et kõik oleksid oma tööga järje peal ilma meeskonnakaaslasi nägemata.
• Motiveerimine– Virtuaalmeeskondade juhid tõid välja, et keeruline on omada samaaegset ülevaadet nii sellest, kuidas nende meeskonnaliikmetel tööalaselt läheb, kui ka sellest, kuidas neil läheb emotsionaalselt. „Punaste lipukeste“ tabamine on keeruline, kui töötajaid ei näe. Samuti on keerulisem pakkuda töötajatele vajalikku vaimset tuge. Keerukas on ka märgata töötajate pingutusi ning head tööd ja neid selle eest esile tõsta.
• Virtuaalkoosolekute juhtimine– Virtuaalmeeskondade juhid tõid uuringus välja, et virtuaal- ja hübriidkoosolekute pidamine on keerukas. Kuna virtuaalkeskkonnas on erinevaid tähelepanu häirivaid tegureid rohkem, siis on keerukam lugeda meeskonnakaaslaste kehakeelt ja tagada, et kõik oleksid „kaasas“. Samuti leiti, et virtuaalkeskkonnas on keerulisem läbi viia loovülesandeid ja ajurünnakuid.
• Meeskondade loomine– Meeskonnatunde loomine ja toetava ning hea koostööga toetava kultuuri loomine on ilma näost-näkku kohtumisteta keeruline.

Virtuaalse juhtimise pädevused

Uuringutulemused näitasid, et efektiivse enesejuhtimisega virtuaalmeeskondadel on mitmeid ühiseid tunnuseid, väärtusi, hoiakuid ning oskusi.

Virtuaalmeeskondade juhid peavad olema tõeliselt huvitatud sellest, kuidas nende töötajatel läheb. Tähelepanelikkus ja empaatilisus aitavad ületada füüsilist distantsi ning luua usalduslikku suhet meeskonnaliikmetega.

Pädevus:	Virtuaalne juhtimine
Tunnused	On tähelepanelik ja empaatiline
Väärtused	(Tehnoloogine) innovatsioon, meeskonnatöö, paindlikkus, töötajate heaolu
Suhtumised	Kaasab töötajaid, annab tagasisidet, toetab, jagab isiklikku kogemust (ka ebaõnnestumisi), proovib ja katsetab uusi töötamise viise.
Oskused	Identifitseerida „punased lipud“, juhtida virtuaalmeeskonna koosolekuid (valmistada ette, modereerida ja teostada jätkutegevused); anda efektiivset tagasisidet, kasutada mentorluse ja coachingu tööriistu, luua koostöö keskkond, tagada infrastruktuur ja virtuaalse suhtlemise kultuuri areng, innustada virtuaalseid ajurünnakuid/loovat tööd.
Teadmised	Teadmised virtuaalse meeskonnatöö väljakutsetest ja parimatest praktikatest; kuidas seada  virtuaalmeeskonna reegleid, kuidas jagada rolle ja selgelt mõõdetavaid eesmärke; teadmised muutustes juhtimisteooriates ja tööriistades; kuidas organiseerida efektiivselt teadmuse jagamist virtuaalmeeskonnas; ära tunda  erinevad inimtüübid ja osata neid virtuaalselt juhtida; Organisatsiooni/meeskonnakultuuri arendamise „ehituskivid“

 

Uuringutulemuste põhjal saab anda soovitusi virtuaalmeeskondade juhtidele:

• Väärtustada töötajate heaolu ning vajadusel pakkuda tuge.
• Tõhusate virtuaalsete meeskondade loomiseks peaksid juhid väärtustama meeskonnatööd, paindlikkust ning töötajate autonoomsust.
• Kaasata meeskonnaliikmeid arutlustesse ja otsustusprotsessidesse (näiteks eesmärgistamisse).
• Vana kooli juhtimistehnikad kipuvad virtuaalses keskkonnas ebaõnnestuma. Üliolulised on mõõdetavad eesmärgid ning alt üles lähenemine. Enda juhtimine ja enesemotivatsioon on virtuaalsetes meeskondades olulisel kohal ning töötajatele tuleb anda rohkem vabadust.
• Oluline on juhi oskus ning valmisolek anda ja vastu võtta konstruktiivset tagasisidet. Kasuks tuleb mentorlus ja juhendamisvahendite kasutamise oskus.
• Oluline on koostöö ja infovahendamise infrastruktuuri loomine ning õigete tööriistade valimine loomingulisteks ülesanneteks (näiteks ajurünnakuteks ja koosolekuteks).

Kommunikatsioon

Juhtimisega seotud pädevused

• Ülesannetega seotud kommunikatsiooni ja info vahetamist peeti uuringutulemuste kohaselt virtuaalmeeskondades keeruliseks. Suhtlemise teevad keeruliseks info paljusus ning kiirete küsimuste küsimise piiratus. See omakorda võib põhjustada arusaamatusi ja tootlikkuse langust.
• Virtuaalsed meeskonna koosolekud oli vastajate hinnangul palju keerukamad võrreldes traditsiooniliste meeskondadega. Esiteks puuduvad sellistel koosolekutel mitteverbaalsed vihjed ning rääkida tuleb vaheldumisi, mis muudavad koosolekud pikemaks ja raskemini mõistetavaks. Samuti on keerulisem kaasata meeskonna liikmeid ning väga oluline on jälgida, et kõik saaksid koosolekul sõna.
• Sotsialiseerumine– intervjuud näitavad, et virtuaalne kommunikatsioon kipub olema palju rohkem ülesannetele suunatud ja sotsialiseerumiseks on vähem aega ning võimalusi. Suhtlemiseks tuleb eelnevalt aeg kokku leppida, see vähendab omakorda suhtluse spontaansust.

Virtuaalsuhtluse pädevused

Pädevus:	Virtuaalne kommunikatsioon
Tunnused	Avatus ja proaktiivsus, paindlikkus, tolerantsus. Oluline koht on sotsiaalsel intelligentsusel.
Väärtused	Selgus, avatud suhtlus, teiste inimeste aja ja võimaluste austamine
Suhtumised	Jaga infot avatult, võta initsiatiiv, jaga oma mõtteid, kuula teiste inimeste mõtteid, kasuta videoid
Oskused	Ettevalmistatus, virtuaalsete koosolekute modereerimise ja dokumenteerimise oskus, kordamööda rääkimine, infotehnoloogiliste lahenduste kasutamise oskus, selgitamine, argumenteerimine, hea kuulamisostus, oskus informatsiooni kriitiliselt analüüsida.
Teadmised	Kasuks tulevad teadmised erinevate kommunikatsioonimeetodite plussidest ja miinustest, infotehnoloogiliste lahenduste ning vahendite tundmine, võime mõista virtuaalsete koosolekute vajalikkust

Tabelis kirjeldatud pädevusi oodatakse nii virtuaalmeeskondade töötajatelt kui ka juhtidelt. Virtuaalmeeskondade liikmetelt oodatakse avatust, paindlikkust ja tolerantsust. Kommunikatsioon peaks olema avatud ning koosolekud modereeritud ja dokumenteeritud. On hea, kui meeskonna liikmed teavad erinevate kommunikatsioonimeetodite plusse ja miinuseid ning on kursis erinevate IKT lahendustega.

Tehnoloogia

Tehnoloogiaga seotud väljakutsed võib jagada kolme gruppi:

• Turvalisus- Wi-Fi kasutamine või koosolekute pidamine avalikes kohtades võib viia erinevate leketeni. Samas võivad väga ranged turvanõuded vähendada efektiivsust.
• Tarkvara- Sageli on virtuaalmeeskondades piiratud abi küsimiseks, et tulla toime kiiret nõu ja abi vajavate tehniliste väljakutsetega.
• Riistvara- Ülesande täitmiseks sobivate äppide valimine võib nende paljususe tõttu olla keeruline.

Tehnoloogilised pädevused

Pädevus:	Tehnoloogilised pädevused
Tunnused	Loovus ja uudishimu
Väärtused	Tehnoloogiline innovatsioon
Suhtumised	Meeldib proovida uusi tehnoloogiaid ja lahendusi (nii riist- kui tarkvaralisi)
Oskused	Kasutada IKT lahendusi (Slack, MS Teams, Zoom, Miro jne) , riistvara (Bluetoothiga ühenduvad vahendid jms) ja esitlusrakendusi (PowerPoint, video ja audio).
Teadmised	Netikett (virtuaalmeeskondade suhtluse parimad praktikad), digihügieen, üldised ja organisatsiooniga seotud turvalisusreeglid ja standardid

Tabelis toodud tehnoloogilised pädevused omavad suurt rolli virtuaalmeeskondade edukaks toimimiseks. Virtuaalmeeskondade liikmed peavad olema eelkõige avatud uutele tehnoloogiatele, väärtustama innovatsiooni ning olema huvitatud uute lahenduste kasutamisest.

Enesejuhtimine

Enesejuhtimisega seotud väljakutsed võib omakorda jagada kolmeks:

• Vaimse tervisega seotud väljakutsed– Läbipõlemise riski suurendavad nii töö- ja vabaaja vaheliste piiride hägustumine virtuaalmeeskondades kui ka töötamine isolatsioonis. Samuti on juhtidel kehvem ülevaade töötajate töökoormusest ning seetõttu võivad nad töötaja üle koormata. Kaugtöö nõuab rohkem koosolekuid ning ka see võib viia ülekoormuseni ja ületunnitööni.
• Füüsilise tervisega seotud riskid- kodukontor ei pruugi olla ergonoomiline. Suurenenud töökoormuse tõttu võib töötja viibida liialt palju ekraani taga ning teha vähem trenni.
• Motivatsiooni, distsipliini ja keskendumise säilitamine on virtuaalmeeskondades keerulisem, sest segavaid tegureid ning konkureerivaid tegevusi rohkem.

Enesejuhtimise pädevused, mis tagavad edu virtuaalmeeskondades

Pädevus:	Enesejuhtimise pädevused
Tunnused	Vastutustundlikkus, sihikindlus, distsiplineeritus, avatud meelega olek, organiseeritus, enesekindlus, loomingulisus, iseseisvus, tolerantsus
Väärtused	Elukestev õpe, paindlikkus, autonoomia
Suhtumised	Võtab initsiatiivi ja vastutuse; teeb iseseisvalt otsuseid; testib ja proovib uusi asju; segab töö ja pereelu; on osa muutustest
Oskused	Lahendab probleeme loovalt; õpib iseseisvalt; prioritiseerib, võtab omaks muutuseid; juhib efektiivselt aega; seab mõõdetavaid ja saavutatavaid eesmärke; analüüsib kriitiliselt infot; säilitab fookust
Teadmised	Mõistab vaimse ja füüsilise heaolu säilitamise olulisust, virtuaalselt/kaugelt töötamise väljakutsed

Virtuaalsete meeskondade liikmed peaksid teiste suhtes olema arvestavad. Samuti peavad nad end suurel määral ise juhtima, olema hästi organiseeritud ja distsiplineeritud. Elukestev õpe on üks baasväärtusi, mis aitab kursis olla uute töötamise viisidega. Kuna piirid töö ja pereelu vahel on hägused, siis peavad virtuaalsete meeskondade liikmed hindama paindlikkust ja autonoomsust, mida selline töö pakub. Samuti tuleb kasuks kiire kohanemisvõime, loov lähenemine probleemide lahendamisele ning kaugtöö väljakutsete ning praktikatega kursis olemine.

Meeskonnatöö

Meeskonnatööga seotud väljakutsed võib uuringu põhjal jagada kolmeks:

• Toimetulek mitmekesisusega- Virtuaalmeeskonnad on sageli palju mitmekesisemad ja rahvusvahelisemad kui traditsioonilised. Sageli on meeskonnaliikmete tööstiilid väga erinevad ja see võib muuta teineteise mõistmise ja üksteisega kohanemise keeruliseks. Samuti on virtuaalmeeskondades mitmekesisusega toimetulek keerulisem, sest kontaktid meeskonnakaaslastega on palju lühemad ja tööülesannetele suunatumad. Erinevused tööstiilides, kultuurides jne võivad põhjustada arusaamatusi ja konflikte, mida on virtuaalses keskkonnas palju raskem lahendada.
• Virtuaalsete sidemete loomine- Virtuaalkeskkonnas on meeskonda kuulumine abstraktsem kui traditsioonilistes. Seetõttu võivad inimesed tunda vähem kuuluvust ning kergemini kaotada oma motivatsiooni ja entusiasmi.
• Virtuaalselt koos töötamine- Virtuaalkeskkond toetab paremini individuaalsete ühesannete kallal töötamist. Samas koostöö korral on selline töökorraldus keerulisem. Näiteks on raskem mõista, mida teised inimesed teevad ja mitte teha topelt tööd ning säilitada usaldust. Keerukam on mõista enda ja teiste rolli meeskonnas ning saada aru, kas inimesed on „samal lainel“. Ka kiire tagasiside saamine on virtuaalkeskkonnas keerulisem, nagu ka töörütmide sünkroniseerimine, leidmaks ühiseid aegu näiteks koosolekuteks.

Virtuaalse meeskonnatöö pädevused

Pädevus:	Meeskonnatöö	Mitmekesisus/kultuur
Tunnused	Avatus	Tolerantsus
Väärtused	Meeskonnatöö struktuur, tagasiside andmine ja vastuvõtmine, eetika	Kultuuriline mitmekesisus, arvamused, kogemused jne
Suhtumised	Uute suhete loomine, uute virtuaalsete suhtlusviiside leidmine virtuaalseks suhtluseks, kolleegide aitamine ja meeskonna osaks olemine	Uute kultuuride tundmaõppimine ning uute inimestega tutvumine
Oskused	Oskus kasutada IKT tööriistu virtuaalses suhtluses, ajurünnakutes, koordineerimises ja suhete loomises; informatsiooni haldamine; tagasiside andmine ja vastuvõtmine	Kultuuride vaheline kommunikatsioon ja suhtlus
Teadmised	Kuidas me töötame meeskonnana (meeskonna reeglid); kuidas agiilsed protsessid töötavad; kuidas luua loovprotsesse	Peamised mitmekesisuse väljakutsed (näiteks erinevuse tööstiilis) ja rahvusvaheline kommunikatsioon

Selleks, et meeskonnatöö toimiks virtuaalses keskkonnas hästi, peaksid nii töötajad kui ka juhid omandama tabelis loetletud pädevused. Ennekõike peaksid nad olema tolerantsed ja avatud uute ideede, väärtuste ja tööstiilide suhtes, väärtustama meeskonnatööd. Teadmiste poolelt on abiks, kui virtuaalmeeskonna liikmetel on baasteadmised agiilsetest tööprotsessidest ja peamistest väljakutsetest, mida selline keskkond endaga kaasa toob.

Kokkuvõttes leitakse uuringus, et virtuaalkeskkond nõuab meeskonnaliikmetelt palju paremaid juhtimiskompetentse (ka enesejuhtimise osas). Samuti peaksid nad oskama leidma tasakaalu iseseisvuse ja meeskonnale pühendumise vahel.

Eelnevalt kirjeldatud pädevused ja alapädevused on kokku koondatud järgnevale joonisele (Joonis 2). Need on aluseks VIBES projekti raames välja töötatavale virtuaalse meeskonnatöö õppemoodulile. Samuti saab neid kasutada töötajate värbamise tööriistadena ning virtuaalmeeskondade koolitamisel.

Joonis 2. Tulemuslikuks meeskondlikuks virtuaaltööks vajalikud pädevused ja alapädevused.

 

 

 

 

Viire Täks

PARE arendusnõunik

viire@pare.ee